Interio

پژوهشگاه علوم غدد و متابولیسم دانشگاه علوم پزشکی تهران

قطب علمی منتخب کشور، همکار سازمان بهداشت جهانی در پژوهش، آموزش، و مدیریت استئوپروز و دیابت
نقشه سایت   En   Fr

1396/03/21 | ایجاد کننده: 130


مقدمه

روابط عمومي در هر سازماني، سامانة برقراري ارتباط مؤثر، نزديك و سازنده مديريت آن سازمان با ديگر بخش ها اعم از بخش هاي دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآيندي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود.

روابط عمومي EMRI درحقيقت، ابزار دوگانه اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است.

به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است. نخست آنكه در فعاليت هاي روابط عمومي همواره ارتباط « دوسويه» است. دوم آنكه در فرآيندهاي ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهيز مي شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود. نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارائه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.

نكته بعدي EMRI «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاند محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه»، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، تأكيد بر تفاهم و تعامل، ‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.

در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند: نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است.

در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود.

ضرورت و اهداف

تقریباً EMRI هر سازمانی که با افکار عمومی سر و کار دارد و نیازمند تصویر روشنی از خود نزد آن است، گونه‌ای از روابط عمومی را به خدمت می‌گیرد. کارکنان روابط عمومی عموماً توجه خود را به ساختن مناسبات شان با همگان‌هایی معطوف می‌کنند که به همسازی با آنها بینجامد. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مربوط به سازمان و موسسه خود به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارت‌ها به شدت مورد نیازند زیرا در رشته روابط عمومی ارتباط پیوسته‌ای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاست‌های همگانی ایفا می‌کنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشه‌ورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطه این مهارت به حل مشکلات احتمالی مشتریان و موکلان خود اقدام کنند.

ضرورت ایجاد روابط عمومی در یک سازمان بر هیچ کس پوشیده نیست چرا که ساختن چهره‌ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان اصلی سازمان و نیز مطرح کردن نام یا برند در بین این همه سازمان و شرکت که روزانه به تعداد آنها افزوده می‌شود، کاری است که تنها یک روابط عمومی حرفه‌ای و آگاه از عهده آن بر می‌آید. روابط عمومی به دنبال سود دو طرفه‌است و مثل تبلیغات تنها به سود سازمان خود فکر نمی‌کند و در واقع روابط عمومی تلاش دارد تا با ارتباطی هدفمند و موثر، ضمن برآوردن نیازهای سازمان خود در جهت شکل دهی صحیح به ارتباط مخاطبان و سازمانش اقدام کند و از این طریق ارتباط میان آنها را تسهیل کند.

ارائه EMRI چهره واقعی و شفاف سازمان به مخاطبان، از وظایف مهم روابط عمومی است و اگر این درک بوجود آید که مخاطبان صاحبان اصلی سازمان هستند و بدون وجود آنها سازمان وتحقق منافعش معنی نخواهد داشت، در می‌یابیم که باید به روابط عمومی حرفه‌ای به دیده یک عنصر و یک لازمه در هر سازمانی نگریسته شود.

روابط عمومي در سازمان ها

همانطور که گفته شد روابط عمومي، نقشي بسيار مؤثر دربهبود وضعيت سازمان ها و ايجاد تعامل بين مجموعه اي و برون سازماني دارد. مسئول روابط عمومي در هردستگاه و سازمان دولتي وخصوصي، بايستي واجد يك سري خصوصيات و روش هاي كارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلي باشد تا بتواند مايه ي پيشرفت كاري در ادارات و سازمان ها گردد. روابط عمومي، از زمان هاي قديم تا قرن۲۱ ، تغييرات شگرفي را به خود ديده است. روابط عمومي قرن ۲۱، بسيار پيچيده تر از روابط عمومي هاي قبل از آن است و تحولات فراگير دنياي معاصر مسئوليت هاي بيشتري را متوجه كارگزاران روابط عمومي مي كند. اگر بخواهيم روابط عمومي درحد مطلوب و متناسب با شرایط قرن۲۱ نقش آفريني كند، بايستي به گونه اي برنامه ريزي شود تا روابط عمومي بتواند از عهده ي مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبي براي مجموعه كاري ومخاطبان گردد. رعایت سه مرحله ذیل در تشکیل یک روابط عمومی ضروری به نظر می رسد :


  • تثبيت وتقويت جايگاه روابط عمومي
  • تدوين ساختار و اساسنامه روابط عمومي
  • درنظر گرفتن نيروهاي كافي براي انجام وظائف مربوطه ومجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطي

وظایف EMRI روابط عمومی‌ها بر اساس آیین‌نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط‌عمومی و اطلاع‌رسانی دستگاههای اجرایی (مصوبه هیئت دولت):
  • افكار سنجی عمومی دستگاهی
  • ایجاد حسن رابطه بین كاركنان و مسئولان
  • همكاری با رسانه‌های جمعی
  • اجرای سیاست‌های اطلاع رسانی
  • تهیه و اجرای طرح‌های تبلیغاتی
  • اجرای مناسب مراسم و مناسبت‌ها
  • مدیریت پایگاههای اطلاع رسانی الكترونیك
  • نظارت بر انتشارات و نشریات سازمان

روابط عمومی EMRI پژوهشگاه علوم غدد و متابولیسم

با توجه به آنچه تاکنون گفته شد و اهداف و فعالیت های روابط عمومی که به تفصیل مورد بررسی قرار گرفت، از این رو می توان فعالیت های روابط عمومی پژوهشگاه علوم غدد و متابولیسم دانشگاه علوم پزشكي تهران را در ذیل چنین بر شمرد:


  • اطلاع رساني از آخرين اخبار و مطالب علمي ازطريق وب سايت و آفیش های تابلوهای اعلانات
  • تهيه اخبار از آخرين رويدادها،کنگره ها، سمینارها، نشست ها به منظور درج در وب سایت سه زبانه پژوهشگاه
  • برگزاری نشست های خبری و مراسم روز های جهانی سالمند، دیابت، مبارزه با پوکی استخوان و...
  • انتشار خبرنامه پژوهشگاه به فارسی و انگلیسی
  • تعیین رابط روابط عمومی برای مراکز و گروه های تحقیقاتی زیر مجموعه پژوهشگاه و ایجاد ارتباط موثر با آنها
  • برگزاری کارگاه های آموزش خبر نویسی در راستای توانمند سازی رابطین روابط عمومی پژوهشگاه
  • چاپ کتابچه ها، بروشورها و پمفلت های تبلیغاتی به چهار زبان فارسی، انگلیسی، فرانسه و اسپانیولی
  • هماهنگي با رسانه ها و جرايد و صدا و سيما ( شبکه سلامت، واحد مرکزی خبر، شبکه خبر و شبکه های برون مرزی) جهت تهيه گزارش و خبر از رويدادها، کنگره ها، سمینارها، نشست ها
  • هماهنگي و همكاري در برپايي همه جلسات و مراسم پژوهشگاه
  • دريافت نظرات و پيشنهادات كاركنان
  • تهيه و توزيع Welcome packages برای میهمانان داخلی و خارجی
  • تهيه گزارش تصويري و صوتی از برگزاري کنگره ها جهت استفاده در وب سايت پژوهشگاه و ارسال به شبکه سلامت یا واحد مربوطه
  • جمع آوری کارت ویزیت و یا اطلاعات تماس مهمانان و بازدیدکنندگان پژوهشگاه جهت ارسال ایمیل خوشامدگویی و ایمیل پیگیری
  • انجام امور درخواستي از سوي رياست پژوهشگاه